BAB I

LANDASAN TEORI

 

1 Sistem Akuntansi

1.1 Pengertian Sistem Akuntansi

Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika dipandang sebagai suatu keseluruhan yang terjadi dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan adanya sistem maka kegiatan operasional perusahaan diharapkan berjalan lancar dan terkoordinir sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.

Sistem akuntansi (Accounting system) sebenarnya berasal dari literature Amerika, sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam membahas sistem ini dibedakan pengertian sistem prosedur.

 Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. ( Mulyadi, 2001: 5 ). Definisi sistem menurut (Bodnar, 2000: 1) adalah sebagai berikut: Kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan definisi menurut (Jusup, 2001: 4-5) dapat dirumuskan menurut dua sudut pandang yaitu: definisi dari sudut proses kegiatan dan definisi dari sudut pemakai. Akuntansi menurut definisi sudut proses kegiatan merupakan proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi. Sedangkan dari sudut pemakai, akuntansi merupakan suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi (biasanya berupa organisasi perusahaan)

 Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Sistem akuntansi adalah formulir, catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengelola data mengenai suatu usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Marom, 2000: 29).

 Sistem akutansi adalah suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi orang dan menyelenggarakan pertanggung jawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan (Bodnar, 2000: 181).

 Pengertian-pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa system akuntansi merupakan suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mengorganisir dan mengiktisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan yang dapat digunakan untuk membantu pimpinan dan manajemen dalam menangani jalannya operasi perusahaan, sistem akutansi adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan pembantu serta laporan.

 

1.2 Tujuan Sistem Akuntansi

Sesuai dengan pengertian akuntansi, maka secara umum tujuan pengembangan sistem akuntansi adalah menurut ( Mulyadi, 2001: 19-20 ) adalah sebagai berikut :

1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan usaha baru.

2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya.

3) Untuk menghargai pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap, mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggarakan catatan akutansi.

 

1.3 Unsur-unsur Pokok Sistem Akuntansi

1) Formulir

Formulir merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk disajikan dan formulir yang merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. ( Mulyadi, 2001: 92 ).

2) Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Karena jurnal merupakan catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak terjadi satu transaksipun yang tidak dicatat, catatan yang dilakukan didalamnya lengkap dengan penjelasan tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah untuk usut kembali ke dokumen sumbernya (Mulyadi, 2001: 4 ).

3) Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku Besar (General ladger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini, disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini, di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mengelompokan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk menyajikan laporan keuangan. Buku Pembantu (Subsidiary Ladger) merupakan suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (Books

of Final Entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain setelah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Disebut catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan bukan pencatatan lagi kedalam  catatan akuntansi. ( Mulyadi, 2001 : 4-5 ).

4) Laporan

Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas laporan penjualan barang, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya dan sebagainya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. (Mulyadi, 2001 : 5 ).

 

2 Penjualan Kredit

2.1 Pengertian Penjualan Kredit

Penjualan adalah penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan dan biasanya dilakukan secara teratur (Marom, 2002: 28). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali angsuran menurut perjanjian ( Jusup, 2001 :177 ). Dari pengertian-pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan kredit adalah suatu usaha pokok perusahaan secara tidak tunai yang pembayarannya dilakukan dalam beberapa kali angsuran menurut perjanjian dan secara teratur. Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi penjualan kredit adalah suatu kesatuan yang melibatkan bagian-bagian yang saling terkait yang meliputi prosedur-prosedur penawaran dan pengiriman barang atau jasa, yang penagihan serta penerimaan yang dilakukan dalam beberapa kali. Agar suatu perusahaan dapat beroperasi dan menguntungkan maka harga jual barang harus lebih tinggi dari harga belinya. (Jusup, 2001: 326). Harga jual yang menguntungkan harus meliputi tiga hal yaitu:

1) Harga pokok barang yang dijual.

2) Biaya operasional perusahaan, seperti biaya sewa, biaya gaji pegawai, biaya asuransi dan sebagainya.

3) Laba bersih yang diinginkan perusahaan.

 

2.2 Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah ditentukan atau telah disepakati kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas dalam penjualan kredit meliputi: fungsi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, prosedur-prosedur yang digunakan dari sistem penjualan kredit, dan pengendalian.

 

 

2.2.1 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penjualan Kredit

Fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penjualan kredit adalah (Mulyadi, 2001: 211-213 ):

1) Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit, jika penolakan pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi Surat Order Pengiriman. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, Surat Order Pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit.

2) Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

3) Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar Surat Order Pengiriman yang diterima fungsi penjualan, serta menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa Surat Order Pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan.

4) Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat atau mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

5) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit didalam jurnal penjualan dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan dan mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.

 

2.2.2 Dokumen-Dokumen Yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah (Mulyadi, 2001: 214-216):

1) Surat order pegiriman dan tembusan

Surat order pengiriman merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirim jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.

2) Faktur dan Tembusan

Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.

3) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

4) Bukti Memorial

Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Digunakan sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok penjualan.

 

2.2.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah (Mulyadi, 2001: 218-219):

1) Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.

2) Kartu Piutang

Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

 

3) Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

4) Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu dan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat dalam jurnal khusus.

5) Kartu persediaan

Catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

 

2.2.4 Prosedur-Prosedur Yang Digunakan

Prosedur-prosedur yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut ( Mulyadi, 2001: 219-220 ):

1) Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuatsurat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2) Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3) Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4) Prosedur pencatatan piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

 

5) Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

 

6) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.