BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Pengertian Manajemen Piutang
Manajemen adalah kegiatan untuk mencapai tujuan dengan bantuan orang lain yang secara sistematis (peerencanaan,pengorganisasian, dan pengontrolan). Berfikir secaara manajemen adalah berfikir secara mengendalikan, mengarahkan dan memanfaat(factor-faktor dan sumber-sumber) yang menuntut perencanaan (planing) diperlukan untuk mencapai suatu prapta (objective) atau tujuan (goal) tertentu.
Sedangkan piutang merupakan hak untuk menagih sejumlah uang dari si penjual kepada si pembeli yang timbul karena adanya suatu transaksi atau jual beli. Piutang adalah aktivitas yang menunjukkan sejumlah tagihan yang dimiliki oleh perusahaan sebagai hasil dari penjualan barang atau jasa di dalam kegiatan usahanya.
Dengan pengertian seperti diatas, maka manejemen piutang merupakan suatu proses yang intergrasi antar sumber-sumber dana, alokasi dana yang dapat dijadikan kredit dengan perencanaan, pengorganisasian, pemberian, administrasi dan pengajuan kredit.
2.2 Kebijakan Piutang
Kebijakan piutang merupakan pertahanan dalam pemberian kredit. Kebijakn kredit memuat beberapa ketentuan yang digunakan sebagai pedoman bagi para pejabat kredit. Kebijakan kredit erat kaitannya dengan unsur-unsur kredit.
Adapun unsur-unsur pemberian kredit adalah sebagai berikut:
1. Kepercayaan
Kepercayaan merupakan suatu keyakinan pemberi kredit baik kredit yang diberikan baik berupa uang atau jasa akan benar-benar diterima kembali dimasa-masa tertentu atau dimasa mendatang.
2. Kesepakatan
Kesepakatan dituangkan dalam suatu perjanjian dimana masing-masing pihak menandatangani hak dan kewajibannya masing-masing.
3. Jangka Waktu
Setiap kredit yang diberikan memiliki jangka waktu yang mencakup masa pengembalian kredit yang telah disepakati.
4. Resiko
Faktor resiko dapat disebabkan oleh dua hal. Pertama factor kerugian yang diakibatkan adanya unsure kesengajaan untuk untuk tidak membayar kreditnya padahal mampu. Kedua kerugian disebabkan oleh ketidak sengajaan sehingga tidak mampu membayar kredit.
Agar pemberian kredit dapat dilaksanakan secara konsisten dan berdasarkan atas asas-asas perkreditan yang sehat, diperlukan suatu kebijakan pemberian kredit. Kebijakn pemberian kredit dapat digunakan sebagai pedoman dalam pemberian kredit sekurang-kurangnya memuat dan mengatur hal-hal pokok sebagai berikut:
1. Prinsip kehati-hatian dalam perkreditan
Dalam membuat pedoman kebijakan perkreditan,perusahaan harus menerapkan prinsip kehati-hatian dalam pemberian kredit yang tercermin dalam setiap tahapan proses pemberian kredit. Dalam kebijakan pemberian kredit sekurang-kurangnya harus ditetapkan tata cara pemberian kredit yang sehat.
2. Organisasi dan menajemen kredit
Untuk mendukung pemberian kredit yang sehat dan penerapan sistem pengendalian internal(internal control)mulai dari tahap awal proses pemberian kredit sampai dengan kredit yang bersangkutan lunas, maka perusahaan harus menerapkan struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus dalam proses pemberian kredit.
Dalam menetapkan struktur organisasi harus secara jelas menunjukkan garis pertanggung jawaban masing-masing pengurus. Dalam setiap pengurus harus ditetapkan secara jelas tentang fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya dalam perkreditan untuk menghindar adanya tumpang tindih(overlapping)pekerjaan dan saling melempar tanggung jawaban apabila terjadi masala. Hal ini dimaksudkan agar masing-masingpengurus dapat bekerja secara maksimal serta terdapat unsur pengendalian internal sebagai mana mestinya.
3. Kebijakan persetujuan pemberian kredit
Dalam kebijakan persetujuan pemberian kredit yang sehat sekurang-kurangnya harus mencakupantara lain konsep hubungan total permohonan kredit, pedoman proses persetujuan kredit, pedoman pembuatan perjanjian kredit dan persetujuan pencairan kredit.
4. Dokumentasi dan administrasi kredit
Dokumen kredit menjadi bagian yang tak terpisahkan dari paket kredit daqn merupakan salah satu aspek yang dapat menjamin pengen dalian kredit. Oleh karenaitu dokumentasi kredit wajib dilaksanakan dengan baik, tertib dan lengkap. Dokumen kredit diperoleh selama proses kredit berlangsung mulai dari proses prakarsa atau permohonan kredit sampai dengan pelunasan kredit.
5. Pengawasan kredit
Setelah kredit dicairkan, tugas perusahaan selanjutnya adlah melakukan pengawasan agar bunga dibayarkan sesuai kesepakatan serta pengembalian kredit dilakukan tepat waktu. Dengan demikian fungsi pengawasan dalam bidang perkreditan menjadi sangat penting setelah kredit dicairkan. Oleh karena itu fungsi pengawasan harus berperan agar dapat mengantisipasi atas timbulnya resiko kerugian dalam pemberian kredit.
6. Penyelesaian kredit
Pengelolaan secara aktif terhadap kredit bermasalah sangat penting untuk meenjaga portofolio kredit,meminimalkan kerugian dan memaksimalkan pengendalian aset berisiko. Pengelolaan terhadap kreditbermasalah harus bersifat antisipatif, proaktif dan berdisiplin.
Dalam pelaksanaan pemberian kredit dan pengelolaan perkreditannya, perusahaan waiib mematuhi kebijakan perkreditan yang telah dibuatnya secara konsekwensi dan konsisten. Pedoman pemberian kredit tersebut wajib dibuat mengingat resiko dalam pemberian kredit dapat mengganggu tingkat kesehatan dan kelangsungan hidup usaha perusahaan, karena lingkup pemberian kredit mencakup banyak aspek dan mengandung resiko yang bervariasi, baik langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu agar ada pedoman pemberian kredit yang dapat dipergunakan oleh setiap pejabat kredit,maka setiap perusahaan harus mempunyai pedoman kebijakan perkreditan.
2.3 Prosedur Piutang
Prosedur piutang merupakan gabungan antara system operasional dan pengawasan kredit yang bertujuan untuk menjamin bahwa semua penyimpangan atau pengecualian terhadap kebijakan-kebijakan umum perkreditan telah mendapat perhatian dari manajemen. Prosedur ini meliputi prosedur persetujuan pemberian kredit, review pinjaman dan sebagainya.
Dalam pemberian pemberian kredit perlu diatur tentang pasar sasaran(target market) yang akan dijadikan sasaran dalam pemberian kredit bisa terfokus sesuai rencana. Di samping itu perlu ditetapkan pula criteria-kriteria resiko yang dapat diterima agar pemberian kredit bisa terkontrol.
Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang.
* Informasi yang diperlukan oleh manajemen
Informasi yang mengenai piutng dilaporkan kepada manajemen adalah:
a. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
b. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur.
c. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan piutang tersebut. Di samping itu,pengiriman pernyataan piutang secara periodik kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik dimata debitur mengenai keandalan pertanggung jawaban keuangan perusahaan.
* Dokumen
Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:
a. Faktur penjualan
b. Bukti kas masuk
c. Memo kredit
d. Bukti memorial(journal voucher)
* Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyakut piutang adalah:
a. Jurnal penjualan
b. Jurnal retur penjualan
c. Jurnal umum
d. Jurnal penerimaan kas
e. Kartu piutang
* Organisasi
Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi. Tugas fungsi akuntansi hubungannya dengan percatatan piutang adalah:
a. Menyelenggarakan catatan piutang kepada debitur yang dapat berupa kartu piutang yan g merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk mencari merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file). Yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang.
b. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dan mengirimkannya kepada setiaap debitur.
c. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk penyediaan data guna memutuskan pembeian kredit kepada pelenggan dan guna mengikuti data penagihan dan guna mengikuti penagihan dari setiap debitur.
* Metode pencatatan piutang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
a. Metode konvensional
b. Metode posting langsung kedalam kartu piutang atau pernyataan piutang.
c. Metode pencatatan tanpa buku pembantu(ledgerlos bookkeeping)
d. Metode pencatatan dengan menggunakan computer.
Buku Pembantu Piutang
Pada saat kita melakukan penjualan, maka kita akan mendebet sebuah rekening yang disebut piutang dagang. Akan tetapi jika perusahaan memiliki lebih dari satu pembeli biasanya melakukan pembelian secara kredit, maka rekening harus dirancang sehingga dapat menunjukkan jumlah pembelian yang telah dilakukan kepada masing-masing pembeli(debitur), jumlah penjualan yang telah dilakukan kepada masing-masing pembeli, dan sisa tagihan kepada masing-masing pembeli. Agar informasi tersebut dapat diperoleh, maka harus disediakan rekening yang terpisah untuk masing-masing pembeli.
Salah satu kemungkinan untuk mencapai hal ini adalah dengan menyelenggarakan sejumlah rekening piutang dagang yang terpisah oleh masing-masing debitur dalam buku besar. Cara seperti ini akan menyebabkan rekening buku besar tetap diselenggarakan seperti biasa dan menyediakan satu rekening piutang dagang untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan piutang dagang. Selain itu, transaksi yang berhubungan dengan piutang juga dicatat dalam sebuah buku pembantu piutang ini disediakan satu rekening pembantu untuk setiap debitur. Dengan demikian jumlah rekening pembantu yang perlu disediakan akan tergantung pada jumlah debitur yang dimiliki oleh perusahaan.
Skema system organisasi dan
Prosedur piutang yang dilakukan
Oleh UD.Tiga Enam Motor
